Hoofdstuk 1: Start procedure
1.1 Het verzoekschrift
Een procedure bij de Huurcommissie begint met het invullen van een verzoekschrift. Dit moet volledig en naar waarheid gebeuren. Het verzoekschrift is een online formulier via MijnHuurcommissie op de website van de Huurcommissie of een schriftelijk verzoek naar:
Huurcommissie
Postbus 16945
2500 BL Den Haag
1.2 Welke informatie is verplicht?
Het verzoek moet de volgende informatie bevatten:
- Voorletters en achternaam, adres (straatnaam, huisnummer, postcode en plaats), telefoonnummer, e-mailadres en bij een bedrijf het KVK-nummer indien bekend.
- Het adres van de woonruimte waar het verzoek over gaat.
- De gegevens van de wederpartij: voorletters en achternaam, adres (straatnaam, huisnummer, postcode en plaats), telefoonnummer, e-mailadres en bij een bedrijf het KVK-nummer indien bekend.
- Gegevens van een gemachtigde, als die er is.
- Gegevens van de gemachtigde van de wederpartij, als die er is.
- Als de verhuurder een beheerder heeft: de (bedrijfs)naam en contactgegevens van de beheerder die namens de verhuurder optreedt.
- De redenen van het verzoek.
Afhankelijk van het type verzoek kan meer informatie verplicht zijn. Welke informatie dat is, staat in het (online) formulier. Een compleet overzicht van de informatie die we nodig hebben om een zaak te behandelen, is te vinden in de beleidsboeken van de Huurcommissie.
1.3 Verplichte documenten
Alle bladzijden van de huurovereenkomst moet in ieder geval bij het verzoek zitten. Als er geen schriftelijke huurovereenkomst is, moet uitgelegd worden waarom dit er niet is en wat partijen mondeling met elkaar hebben afgesproken. Verder nog de volgende documenten bij bijzondere omstandigheden:
- Als een gemachtigde het verzoek indient: het formulier met de machtiging (1.4). Dit is niet nodig als uw gemachtigde een advocaat of gerechtsdeurwaarder is.
- Als een curator of bewindvoerder het verzoek indient: de uitspraak van de rechtbank over het bewind of de curatele.
- Als de verzoeker onder curatele of bewind staat: toestemming van de curator of bewindvoerder.
Let op: documenten moeten worden ingediend zoals voorgeschreven in hoofdstuk 3.
1.4 Machtiging
Partijen kunnen zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde. Hiervoor moet een partij een schriftelijke verklaring opsturen waarin zij de bevoegdheid geven aan een ander (de gemachtigde), om in zijn naam in deze zaak op te treden. Degene die de machtiging heeft gegeven, blijft altijd zelf bevoegd om zelf op te treden in de procedure bij de Huurcommissie.
In de machtiging moeten de eigen gegevens en die van de gemachtigde staan (zie 1.2). Ook moet erin staan voor welk verzoek (of als dit bekend is voor welk zaaknummer) de gemachtigde mag handelen.
De verzoeker moet de machtiging ondertekenen en met een kopie van zijn identiteitsbewijs (een paspoort, ID-kaart of rijbewijs) opsturen naar de Huurcommissie. Hiervoor kan de KopieID-app van Rijksoverheid gebruikt worden.
De Huurcommissie kan een gemachtigde, die geen advocaat of deurwaarder is, weigeren voor een bepaalde zaak en/of voor een bepaalde tijd. De Huurcommissie stuurt bij weigering van de gemachtigde een brief aan de betreffende partij en aan de persoon die gemachtigd zou worden, met daarin de reden van de weigering. De partij mag vervolgens een andere persoon als gemachtigde aanwijzen en krijgt daar ook de tijd voor.
1.5 Ontbrekende informatie
Is het niet mogelijk om alle informatie aan te leveren, dan moet de verzoeker dat duidelijk in het verzoek zetten met een uitleg waarom de informatie ontbreekt.
Als er informatie ontbreekt, stuurt de Huurcommissie een brief met een verzoek om de ontbrekende gegevens binnen twee weken op te sturen. Heeft de verzoeker de gevraagde informatie of documenten niet, dan moet hij dit binnen twee weken de Huurcommissie laten weten en de reden waarom hij de informatie niet heeft.
Als de verzoeker te laat of niet reageert, dan kan de Huurcommissie besluiten om het verzoek niet in behandeling te nemen. De Huurcommissie stuurt dan een uitspraak waarin staat dat het verzoek ‘niet-ontvankelijk is’ als verplichte documentatie ontbreekt of ‘ongegrond is’ als door de niet aangeleverde informatie het verzoek inhoudelijk niet beoordeeld kan worden .
1.6 De juiste gegevens
Het is belangrijk dat post van de Huurcommissie op tijd bij de ontvanger aankomt. Het verzoekschrift moet daarom de juiste adresgegevens en e-mailadres(sen) bevatten. Komt de post van de Huurcommissie niet of te laat aan, dan kan dat nadelige gevolgen hebben voor het verdere verloop van de procedure. Bijvoorbeeld, als de uitnodigingsbrief niet aankomt bij de ontvanger en degene daardoor niet bij de zitting is.
Het is ook belangrijk dat de juiste naam en het juiste adres van de wederpartij in het verzoek staan. De Huurcommissie gebruikt die gegevens namelijk om aan de wederpartij een reactie op het verzoek te vragen. Als blijkt dat de contactgegevens van de wederpartij niet kloppen, vraagt de Huurcommissie om de juiste gegevens binnen twee weken aan te leveren.
Als er geen reactie of een te late reactie komt, dan kan de Huurcommissie besluiten om het verzoek niet in behandeling te nemen. De verzoeker ontvangt dan een uitspraak waarin staat dat het verzoek ‘niet-ontvankelijk’ is.
1.7 Zaaknummer
Na het indienen van het verzoek stuurt de Huurcommissie een ontvangstbevestiging met een zaaknummer. Dit zaaknummer moet door partijen in alle communicatie met de Huurcommissie worden vermeld.