Hoofdstuk 3 - Documenten toesturen
3.1 Het aanleveren van documenten
Documenten kunnen op twee manieren worden toegestuurd:
- Via het online klantenportal van de Huurcommissie, MijnHuurcommissie.
- Per post naar het adres Huurcommissie Postbus 16495, 2500 BL Den Haag. Vermeld op alle documenten het zaaknummer als dit bekend is.
3.2 Overzicht en nummering bijlagen
Als er meerdere bijlagen zijn, dan moeten deze genummerd zijn. Dit geldt ook wanneer er op verschillende momenten, telkens één bijlage bij komt. Het nieuwe document sluit aan op de nummering van de vorige documenten. Het is verplicht een overzicht te maken van alle bijlagen met de data, namen en/of korte omschrijvingen van de bijlagen.
3.3 Zaaknummer
Op alle documenten, behalve een nieuw verzoekschrift, moet het zaaknummer staan. Het zaaknummer moet in alle communicatie met de Huurcommissie en de wederpartij staan.
3.4 Informeren wederpartij
Alle documenten die naar de Huurcommissie worden opgestuurd via de post, moeten op hetzelfde moment ook naar de wederpartij worden opgestuurd. Bij het toesturen van het document aan de Huurcommissie, moet de indiener van het document aangeven dat het document ook aan de wederpartij is toegestuurd. Als een document niet aan de wederpartij is gestuurd, kan de Huurcommissie besluiten om het document niet mee te nemen bij de beoordeling.
Documenten die via het Klantportaal naar de Huurcommissie gaan, worden automatisch gedeeld met de andere partij in het online dossier.
3.5 Alle informatie opsturen
Beide partijen moeten alle beschikbare en relevante informatie voor de beoordeling van het verzoek zo snel mogelijk toesturen aan de Huurcommissie. Partijen moeten er rekening mee houden dat er geen mondelinge zitting komt. Partijen ontvangen dan een uitspraak van de voorzitter. Dit gebeurt als alle informatie zo duidelijk is dat een mondelinge zitting niet nodig is.2 Het weglaten van informatie kan dus gevolgen hebben bij de beoordeling van het verzoek.
3.6 De taal
Verzoeken moeten in beginsel worden ingediend in de Nederlandse taal. Bijlagen mogen ook in andere talen. Voor bijlagen in de Engelse, Duitse of Franse taal is in principe geen vertaling nodig, tenzij de Huurcommissie daarom vraagt. De Huurcommissie kan ook vragen om een officiële (beëdigde) vertaling. De kosten hiervan zijn voor de indiener.
3.7 Persoonsgegevens van anderen
In verband met de privacy moeten partijen namen van derden uit de door hen ingediende documenten verwijderen. Bijvoorbeeld door deze met zwarte stift of Tipp-Ex onleesbaar te maken. “Derden” zijn personen die niet bij de procedure betrokken zijn, zoals andere bewoners van het pand of de voormalige bewoner van de woning.
Let op! De gegevens van derden die de Huurcommissie bij de beoordeling van het verzoek nodig heeft, moeten leesbaar blijven, zoals bijvoorbeeld de gegevens van personen of bedrijven die werkzaamheden/diensten leveren die de verhuurder aan de huurder wil doorberekenen, de naam van de beheerder van het pand of de namen van werknemers die namens de verhuurder met huurder communiceren. Als het onduidelijk is of er gegevens wel of niet verwijderd moeten worden, is het mogelijk om hiervoor contact op te nemen met het klantcontactcentrum van de Huurcommissie.
3.8 Inzage dossier
Partijen kunnen hun dossier inzien op het online klantportaal van de Huurcommissie. Als een van de partijen geen digitale toegang wenst, dan kan deze partij telefonisch vragen om een kopie van het dossier per e-mail te ontvangen of om een afspraak om het dossier in te zien op het kantoor van de Huurcommissie in Den Haag.
2 Artikel 20 Uhw.