Hoofdstuk 1 - Start procedure
Raadplegen register
Voordat de gemeente een verklaring opvraagt, dient de gemeente eerst het openbaar register van de Huurcommissie te raadplegen. In het openbaar register staan alle afgeronde zaken van de afgelopen 5 jaar die geschikt zijn voor publicatie. De zaken zijn geanonimiseerd en zijn dus niet vindbaar op naam van huurder of verhuurder, maar wel op het adres van de woning. Als er al een uitspraak is gedaan met betrekking tot het adres waarover de gemeente een verklaring wenst, dan kan de gemeente de uitspraak uit het openbaar register gebruiken en afzien van het opvragen van een verklaring.
Klantportaal MijnHuurcommissie
Daarnaast kan de gemeente ook nagaan of er op het adres van de woning nog een verzoek lopend is. Het is namelijk mogelijk dat huurder of verhuurder reeds een procedure bij de Huurcommissie is gestart. Om samenloop tussen een aanvraag voor een verklaring en een verzoek tot uitspraak te voorkomen, kan de gemeente een controle uitvoeren via het klantportaal MijnHuurcommissie. Gemeenten kunnen hier zoeken op adres nadat zij zijn ingelogd met E-herkenning. Gemeenten kunnen samenloop ook controleren door telefonisch contact op te nemen met de Huurcommissie of door een mail te versturen naar gemeente@huurcommissie.nl.
Door het klantportaal te raadplegen kunnen gemeenten nagaan of er op het adres waarvoor een verklaring is gewenst, al een procedure loopt bij de Huurcommissie. Als dat het geval is, kan de gemeente ervoor kiezen om deze lopende procedure eerst af te wachten. De gemeente kan daarna de uitspraak van deze lopende procedure gebruiken en afzien van het opvragen van een verklaring. Dit voorkomt samenloop en eventuele dubbele puntentellingen, maar het voorkomt ook eventuele afwijkende uitkomsten tussen procedures.2
2 Kamerstukken II vergaderjaar 2023–2024, 36 496, nr. 3 49, p. 49.
Huurprijscheck
De gemeente kan ook zelf een puntentelling opstellen met de Huurprijscheck van de Huurcommissie. Hierop is het beleidsboek Woningwaarderingsstelsel voor (on-)zelfstandige woonruimtes van toepassing.
Doorverwijzing
Een gemeente kan, in plaats van een verklaring aan te vragen, huurders ook doorverwijzen naar de Huurcommissie zodat zij zelf een verzoek kunnen indienen bij de Huurcommissie.
Opvragen verklaring
Als uit het openbaar register blijkt dat er nog geen uitspraak is gedaan over het adres waarover de gemeente een verklaring wenst en er daarnaast nog geen procedure loopt op het adres, dan kan de gemeente een verklaring opvragen bij de Huurcommissie.3 Een procedure bij de Huurcommissie begint met het invullen van het formulier ‘Verklaring gemeente’. Dit moet volledig en naar waarheid gebeuren. Log hiervoor met E-herkenning in op MijnHuurcommissie. Klik op ‘Dien nieuwe procedure in’ en kies voor ‘Gemeente’.
3 De Huurcommissie geeft geen verklaring af voor een woning die onbewoond is, of een woning die de gemeente zelf verhuurt.
De verklaring is een puntentelling
Een gemeente kan een verklaring over de kwaliteit van de woning en de maximale huurprijs aanvragen. De kwaliteit wordt uitgedrukt in een aantal punten volgens het woningwaarderingsstelsel, ook wel puntentelling geheten.
Een gemeente kan geen verklaring opvragen over servicekosten of over een huurverhoging. Daarnaast gaat de Huurcommissie ervan uit dat gemeenten op basis van de Wet goed verhuurderschap niet zullen handhaven op basis van het gebrekenboek van de Huurcommissie.4
4 De Huurcommissie kan geen onderzoek uitvoeren in het kader van het Besluit bouwwerken leefomgeving (voorheen het Bouwbesluit) en de Woningwet. Zie ook pagina 44 van de VNG Handreiking m.b.t. de WGV.
De juiste gegevens
De gemeente moet alle relevante informatie en documenten die nodig zijn om tot een juiste beoordeling te komen, bij een aanvraag voor een verklaring indienen. Denk hierbij aan de relevante informatie, documenten en argumenten die de gemeente in het voortraject van huurder of verhuurder heeft ontvangen. Het verzoekschrift moet daarnaast de juiste adresgegevens van de woning en de juiste contactgegevens van de gemeente bevatten. Het is daarbij belangrijk dat het verzoek volledig en accuraat is. Het weglaten of verkeerd noteren van informatie kan gevolgen hebben voor de beoordeling van het verzoek.
Persoonsgegevens van anderen
In het verzoekschrift mogen geen persoonsgegevens (naam, adres, telefoon, e-mail, rekeningnummers, et cetera) van derden staan. Derden zijn personen of rechtspersonen die niet betrokken zijn bij de procedure, bijvoorbeeld een andere bewoner van het pand. Deze persoonsgegevens moet de gemeente weghalen of onleesbaar maken (bijvoorbeeld door er met een zwarte kleur overheen te strepen).
De Nederlandse taal
De gemeente moet het verzoekschrift invullen in de Nederlandse taal. De bijlagen bij het verzoekschrift mogen wel in een andere taal zijn geschreven. Voor bijlagen in de Engelse, Duitse of Franse taal is geen vertaling nodig, tenzij de Huurcommissie daarom vraagt. De Huurcommissie kan ook vragen om een officiële (beëdigde) vertaling. De kosten hiervan zijn voor de indiener. Als een document in een andere taal dan het Nederlands is geschreven, dan moet dat duidelijk in het overzicht van bijlagen staan.
Zaaknummer
Na het indienen van het verzoek stuurt de Huurcommissie een ontvangstbevestiging met een zaaknummer. Dit zaaknummer moet in alle communicatie met de Huurcommissie worden vermeld.
Inzage dossier
Via MijnHuurcommissie kan de gemeente op het online klantportaal van de Huurcommissie het dossier inzien.
Procespartijen en hoor en wederhoor
Bij een aanvraag voor een verklaring is alleen de gemeente een procespartij bij de Huurcommissie: huurders en verhuurders worden niet door de Huurcommissie gehoord of betrokken bij een procedure ex art. 5 lid 2 Uhw. Het is aan de gemeente om de van belang zijnde informatie van huurder of verhuurder in te dienen bij de Huurcommissie. Het is aan de gemeente om hoor en wederhoor toe te passen. De Huurcommissie gaat ervan uit dat de gemeente eventuele argumenten van huurder en verhuurder aan de Huurcommissie zal overleggen bij haar verzoek. Bij eventuele bezwaren of aanvullende informatie die huurder of verhuurder tijdens de procedure bij de Huurcommissie indienen, zal de Huurcommissie partijen doorverwijzen naar de gemeente.
Een procedure stoppen
Indien gewenst kan de gemeente de procedure bij de Huurcommissie stoppen. Dit heet een intrekking van het verzoek. Alleen de gemeente kan de procedure stoppen. Intrekking is mogelijk via het online intrekkingsformulier op MijnHuurcommissie of door te bellen naar het klantcontactcentrum van de Huurcommissie. Als het intrekkingsverzoek telefonisch is ingediend, dan dient de gemeente daarna zo snel mogelijk een schriftelijke bevestiging van de intrekking op te sturen. Is de procedure gestopt, dan is het verzoek definitief ingetrokken en de zaak gesloten. Het intrekken van de aanvraag tot verklaring leidt niet tot het vervallen van de legeskosten, deze dienen ook bij een intrekking te worden voldaan.